書類はほとんど電子化

自宅のスペースを仕事場にして自営業やってて困ることのひとつが「物理的なスペース」。
つまり、モノを置く場所というかスペースがことごとく限られてしまいます。

そして、ITコーディネータの仕事をしていてつくづく思うことのひとつが「無駄な紙書類のなんと多いことか(@_@)！」ということ。

この仕事をしていると、実にいろんなモノを「資料」と言って紙で渡されます。
「それ、紙じゃなくてもイイじゃん」というものまで紙にプリントアウトして渡されることもしばしば。
で、そういう紙の書類を僕の場合どうしているかっつーと、「ほとんど全部スキャンしてデータ化した後シュレッダーで裁断して破棄」しちゃってます。

破棄しないのは捺印されている契約書類くらいのものです。

で、スキャンする作業に大活躍しているのが「ScanSnap」
僕の使ってるのは４～５年前のモデルです。

写真が暗くて分かりづらいかもしれませんが、仕事机のディスプレイの脇に置いてあって、持ち帰ってきた資料とかメモはここでじゃんじゃんスキャン出来るようにしてあります。
スキャンしたデータは、分類して保存しといて、あとでいつでもすぐに取り出せるようにしてあります。

で、そのデータ類は全部Googleドライブに自動で上げているので、必要なら出先でも見られます。タブレット持っていけば、出先でとっさに資料確認、なんてことも出来て「紙」のまま保管しておくよりもはるかに効率良いし便利です。

おかげで僕の仕事スペースには「紙資料」というのがほとんどありません。

机の真後ろの書棚も「書棚」というよりは物置きで、ここに紙の資料はほとんどありません。
で、こういう話をすると必ず出てくる質問・ツッコミがいくつか

データ化した後紙を破棄しちゃって、大丈夫なのか？
こういうスタイルで仕事をするようになってすでに６年経ちますが、これまで「紙のまま残してけばよかった！」ということは一度もありません。

クラウドに上げるって、預かった資料をそんな風に扱ってセキュリティは？
もちろん、セキュリティについてはケアしています。また「クラウド」という話になるとすぐ「セキュリティは」「漏えいは」と短絡的に考える方からいろんなツッコミをされますが・・・そんな話をし始めたら、ローカルだから大丈夫とタカをくくってUSB接続の外付けHDDだけを信じて保管してる方がよほどアブナイ気がします^^;

そんなにジャンジャン保管して、ちゃんと整理できるのかよ？
はい、僕なりに整理はできています。なので、何年前の資料でも、ものの１～２分で必ず画面に出して確認ができます。
僕はどうも物理的なモノの整理は全然だめなんですが、データの整理はそれなりに出来るみたいで・・・^^。
どういう整理の仕方をしているのか、お読みくださっている皆様の興味があればまた別の機会にお話しようと思います。

と、そんなわけで「自営業ITC」はとにかく書類の殆どを電子化して保管し、紙ベースの資料を保管するスペースを極限まで排除して仕事の効率化とスペース確保に励んでいる、というワケです^^w。